Cara Membuat Alamat Surat Berganti Otomatis Via Mailing MS. Office

Cara Membuat Alamat Surat Berganti Otomatis Via Mailing MS. Office ini terinspirasi untuk AkhirMali.com share setalah tadi siang diberikan tugas sama ketua MGMP PAI Kab. Bener Meriah (Bapak Alamsyah) kepada ane yang diberikan kepercayaan sebagai sekretaris untuk menuliskan surat ke 30 Kepala sekolah tingkat MA, SMA dan SMK yang ada di kabupaten pemekaran Aceh Tengah ini. Pada awalnya Arminaven teringat dengan seorang rekan Ashabul Kahfi (Muzhoffar) yang pernah memanfaatkan fitur mailing list microsoft word ini dalam mempermudah pekerjaan membuatkartu ujian. Dan tentu hal ini juga berlaku untuk pembuatan surat dengan berbagai alamat. Melalui artikel Computer 1001 akhirnya Cara Membuat Alamat Surat Berganti Otomatis Via Mailing MS. Office 2007 ini sukses Arminaven praktekkan.

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

  Jangan lupa baca artikel kebanggaan Arminaven tentang membuat database besrta foto dan bisa dipangil dengan kode tertentu. artikel disini:Cara Membuat Aplikasi Identitas Siswa Beserta Foto

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
• NOTE : Untuk dokumen data source judul harus berada pada row atau baris pertama, selanjutnya pada baris kedua barulah data yang akan dipanggil.
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.

Selain itu:

• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. 
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.

Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.

Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
    
2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotakFirst row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 
   
   Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. 
   
   Tip:
   • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
   • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
     1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
     2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
   • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
   
   Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
   
   Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan. 
   
   

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
  1. All untuk mencetak semua surat.
  2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
  3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
  
• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  
  
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut. 

Demikianlah sharing Cara Membuat Alamat Surat Berganti Otomatis Via Mailing MS. Office semoga bermanfaat.